ФОНОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию.
ФОТОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, созданный фотографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники, предметы в виде отдельных фотоизображений. Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.
ФОТОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», – копия, изготовленная с помощью фотографического процесса.
ФОТОНЕГАТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления, полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки.
ФОТОПОЗИТИВ, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой.
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1– 2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.
ЦЕЛОСТНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе должны быть обозначены и контролируемы.
ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. № 186-ФЗ, – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.
ЭТАЛОННАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4—84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4—84 и подписания сопроводительного письма.
Способы документирования, системы документации
АБЛЯЦИОННАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой в рабочем слое носителя записи образуются отверстия или деформации из-за плавления или испарения материала в локальной зоне рабочего слоя под воздействием сфокусированного оптического пучка, отображающие записываемую информацию.
АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конечный набор графических символов (букв), используемый в определенной системе письма для передачи элементов звуковой речи.
АЛФАВИТНАЯ СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – система письма, основанная на использовании алфавита.
АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ,
согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.
АНАЛОГОВАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись, при которой сигнал информации записывается на носитель в аналоговой форме.
АНКЕТА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др.
БАЗОВЫЙ (ОСНОВНОЙ) АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – алфавит, содержащий только те буквы, которые используются большинством систем письма, основанных на алфавите определенного типа.
