Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[15].

Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:

✓ на входящие (поступившие в организацию);

✓ исходящие (отправляемые из организации);

✓ внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).

3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:

✓ на простые;

✓ сложные.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

4. По ограничению доступа документы классифицируются:

✓ на секретные;

✓ для служебного пользования;

✓ несекретные (простые).

Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

5. По способу изложения текста документы классифицируются:

✓ на индивидуальные;

✓ трафаретные;

✓ типовые;

✓ примерные;

✓ унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

6. По срокам хранения документы делятся:

✓ на документы постоянного срока хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) срока хранения;

✓ временного (до 10 лет) срока хранения.

Также необходимо знать, что документы подразделяются на виды и разновидности. Например, вид документа – акт, разновидность – акт об уничтожении документов, акт о списании материальных ценностей ит.д.

С видами и разновидностями управленческих документов можно ознакомиться в Указателе видов и разновидностей документов в Перечне типовых архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[16].

В делопроизводстве применяют определенные правила составления, оформления и организации работы с документами. Необходимость довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации, способствовали созданию в Российской Федерации единой системы документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.

В декабре 1959 г. Совет министров СССР принял специальное решение по вопросу улучшения деятельности управленческого аппарата, где в числе прочих мер, направленных на повышение производительности труда, предусматривается разработка единой государственной системы делопроизводства на основе его механизации.

В 1973 году была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

В 1980-х годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ – это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 году была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая по настоящее время.

Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях и носит рекомендательный характер.