Опять-таки инвалидность. В каком таком обязательном при приеме документе кадровик может узнать, что у нового работника инвалидность? У нас несколько раз бывало, что при приеме кандидат молчит. Подозреваю, из-за боязни, что его откажутся принять. А через полгода радостно приносит справку, да еще иногда требует, чтобы ему все льготы с момента приема на работу установили, а не с момента предъявления справки. Конечно, с датами любой кадровик справится. Составит акт о дате приема документа и именно с этой даты начнет отсчет льгот.

Но, все-таки хочется себе любимым иногда жизнь упростить. Отсюда и все изобретения. Мы, например, для приема разработали опись, в шаблон которой был внесен перечень всех обязательных и необязательных документов, которые нам предъявляли. Наименования документов были впечатаны в левом столбце таблицы. На всякий случай там были оставлены еще пустые графы. В среднем столбце кадровик делал пометки о приеме оригинала или копировании. А в правом столбце работник проставлял свою подтверждающую подпись.

При таком раскладе работник никогда уже не сможет заявить, что принес справку 182Н, а растяпы в кадрах ее потеряли. Потому как на Описи напротив этой справки будет стоять прочерк и подпись работника. Опять-таки и кадровики сами всегда могут заглянуть и уточнить, был ли принесен какой-то спорный документ.

Для логического завершения описания перечня принятых документов могу добавить, что над таблицей Работник или кадровик писал ФИО и дату, а под таблицей, прошу обратить особое внимание! – шло утверждение нового работника о принадлежности к госслужащим.

По факту он выбирал из предложенного, что в течение последних двух лет либо являлся, либо не являлся госслужащим. Рядом было место для адреса, на который следовало высылать уведомление. И как только новый работник обводил, что имел такой грех и являлся госслужащим, так кадровик сразу требовал указать этот адрес. Если кандидат затруднялся вспомнить его, что тоже часто бывало, то они вместе с кадровиком решали вопрос через интернет или по телефону. Что называется «ковали железо, не отходя от кассы».

Очень рекомендую такой приемный документ. Спасает в самых разных ситуациях. Опять же информирует работника о документах, необходимых при приеме. Вы же в шаблоне отметите, что обязательно, а что нет, что сдается в виде оригинала, а что предъявляется для копирования.

Могу познакомить еще с одним самиздатовским документом. В соответствии с законодательством Отдел кадров обязан ознакомить нового работника с действующими внутренними нормативными актами. Не знаю, как у вас в Компании, а у нас таких актов было порядка двадцати. И Правила внутреннего трудового распорядка, и Положение об оплате труда, и Положение о премировании, и Положение о социальной политике, и Положение о командировках, и Регламент предоставления отпусков, и Корпоративная этика, и Инструкция по делопроизводству, и Положение о защите персональных данных, и другая нормативка по безопасности.

Все эти документы хранились в толстой Короне и при приеме выдавались кандидатам для ознакомления. Кроме того, электронные версии документов болтались на внутреннем Портале, чтобы при необходимости работники могли прочитать их в любой момент. Законодательство требует от нас живую подпись работника об ознакомлении с документами. Ее можно получать под каждым нормативным актом, но, как вариант, при приеме удобнее ознакамливать списочно.

Для этого мы изобрели новый документ – Лист ознакомления. Опять-таки сверху ФИО нового работника, а ниже таблица, в которой в одном столбце перечислены названия документов, а в другом приказы, которыми эти нормативные документы утверждены. Внизу подпись работника и дата ознакомления. Честно говоря, начинали мы с подписей у каждого документа, но достаточно быстро нам это надоело. И мы стали довольствоваться одной общей подписью. Кстати, проверяющих такая система вполне устраивала.

Конечно, за Листом ознакомления необходимо следить, и как только в нормативке что-то меняется, тут же вносить в него обновления. Впрочем, так же как и в ознакомительную папку, и в электронную папку на внутреннем Портале. Но в любом случае, это удобнее. Лист ознакомления хранится в личном деле, и его очень легко достать.

Повторюсь, такой вариант ознакомления удобен только при приеме. Дальше знакомить давно работающих сотрудников с новыми документами гораздо удобнее в привязке к документам, а не к сотруднику.

План командировки – единый документ для оформления командировок. Это нечто среднее между Командировочным удостоверением и Служебным заданием. В нем было указано не только куда, зачем и когда едет работник. Там был указан уровень гостиницы (если был выше полагающейся по норме), вид транспорта, а еще были деньги – и суточные, и представительские, и на такси. План командировки утверждали руководители. А затем люди, занимающиеся организацией поездки, заказывали гостиницу, покупали билеты и выдавали деньги строго по данному документу. Кстати, в конце документа был отчет о командировке.

В реальности План изобрели не мы, а бухгалтерия. Это их документ. Но Отдел кадров был в числе согласующих и внес в него свою лепту в части уведомлений.

Мы же обязаны уведомлять отдельные категории работников, которые можно отправлять в командировки только с их согласия, о том, что они имеют право отказаться. Так вот мы такие «уведомления», а точнее выдержки из Трудового кодекса, и впечатали в шаблон документа прямо над подписью работника. Командированный хочет – читает это уведомление, не хочет – не читает, а только если какой льготник поедет в командировку, то у нас под нашим уведомлением его подпись будет.

Я написала, что Отдел кадров был в числе согласующих. Именно согласующих, а не оформителей. Мы контролировали, что в период командировки работник не запланировал отпуск. А уже после полного согласования оформляли приказы.

Кстати, предлагаю всем заменить командировки на поездки. Отличие заключается в том, что поездка в табеле отмечается рабочими днями (оплата по окладу, а не по среднему заработку), и приказы не нужны. Нужно только, чтобы у работника в трудовом договоре был зафиксирован разъездной характер работы. В плане остальной оплаты – дорога, гостиница, командировочные – точно такие же, как в командировках.

Кто из кадровиков сталкивался с декретниками в курсе, что документы дамы приносят постепенно. В начале беременности они могут принести справку о постановке на учет. Через несколько месяцев они донесут вам больничный на сто сорок дней. Затем могут принести продление этого больничного, ну а напоследок заявление на отпуск по уходу до трех лет со всеми полагающимися справками. При этом справка с работы мужа может быть некорректная. Этим грешат мелкие фирмочки, впервые сталкивающиеся с их написанием. А значит, комплект документов будет где-то лежать и ждать доукомплектования, чтобы его можно было запустить в работу.

Расскажу о нашем ноу-хау. Мы завели отдельную папку для декретных некомплектов. И первым делом разработали Лист учета документов декретников. Как только девушка приносила нам первый документ, свидетельствующий о ее беременности, мы тут же заполняли на нее Лист учета, засовывали его в файлик и вешали в папку по алфавиту.

Когда ее документы передавали бухгалтерам, то получали от них подпись на этом Листе. Если по документам был некомплект, то хранили то, что было в наличии, в файле и, соответственно, отмечали в Листе учета.

Когда, наконец, декретница приносила нам все документы по декрету и капитально усаживалась на три года дома, то мы, передав в бухгалтерию последнюю партию ее документов, вытаскивали файл с заполненным Листом учета из Короны и перекладывали его в личное дело. В принципе, на этом этапе можно было бы Лист учета и выбросить, но наша природная бережливость не позволяла этого делать.