Знание требований стандарта по оформлению документов входит в обязательные требования к компетенциям специалиста по кадровому делопроизводству. Неверно оформленный документ может быть признан юридически ничтожным, а это равносильно его «отсутствию в природе», что влечёт за собой негативные последствия.

Безотносительно масштабов бизнеса, размеров компании, её организационной структуры, формы собственности, в любой организации имеет место быть работа с документами. Процесс работы с документами в организациях формализован и регламентирован по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот регламент содержит шесть разделов:

1 – Область применения;

2 – Нормативные ссылки;

3 – Общие требования к созданию документов;

4 – Реквизиты документа;

5 – Оформление реквизитов документов;

6 – Бланки документов.

А также приложения с образцами.

Оформление документов, по сути, – это составление документов, их подготовка, согласование, копирование, заверение, пересылка, по установленным государством правилам, законам, положениям, предписаниям, различным нормативным актам. А конкретно – это размещение реквизитов документа на носителе (бумажном, электронном) по установленным правилам.

Работа специалиста по документационному обеспечению кадровой работы – это составление документов. Составление грамотное: и технически, и юридически. Юридический аспект сводится к минимуму, посредством качественного исполнения технического момента. Это возможно при высоком уровне производственной культуры работника. Чем качественнее кадровик исполняет свои обязанности, тем его работа эффективнее: отсутствие ошибок в оформлении и заполнении документов, тем меньше времени тратится на их исправление, тем выше его производительность труда.

ГОСТ не просто некие абстрактные рекомендации, которыми можно пренебречь, он – «закон» для делопроизводителя, определяющий нормативно-технический характер работы с документами и служащий основой для разработки локальных нормативных актов в организации: положения о документообороте, правил, инструкций, регламентов.

ГОСТом определяются под три десятка реквизитов, из которых составляются различные документы. Строгое следование требований ГОСТа необходимо для:

Придания документу юридической силы;

Оперативной обработки документа;

Снижения временных затрат на поиск документа;

Повышения эффективного применения оргтехники в документообороте.

Составленный по всем правилам документ, на котором реквизиты соответствуют эталонным образцам и находятся на своём месте, – это быстрая идентификация документа, его быстрая обработка, его быстрый поиск и пересылка.

В правилах приёма различных документов государственными структурами одним из пунктов является указание на то, что неправильно оформленные документы не обрабатываются и не возвращаются отправителю. И достаточно часто в этом же пункте правил уточняется, что и ошибки в оформлении документов не указываются. Таким образом, полная ответственность за подачу документов перекладывается на отправителя. А ведь за нарушение сроков подачи документов может наступить и административная ответственность, как должностного, так и юридического лица.

При возникновении вопросов в процессе оформления документа, следует обращаться непосредственно к первоисточнику – ГОСТу, а не бросаться искать ответы в профильных сайтах. В ГОСТе подробно и с примерами приводится вся необходимая информация, предназначенная для делопроизводителей, секретарей, архивариусов.

В общих требованиях к созданию документа указываются характеристики материальных носителей, как бумажных, так и электронных; порядок нумерации страниц, рекомендованные гарнитуры (шрифты и их начертания), расположения элементов в документе, расстояния между ними, интервалы, длины строк и так далее.

В разделе, посвящённом составу реквизитов документов, расписаны данные по группам: первая группа реквизитов 01-08 содержит в себе герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, название подразделения организации, должности авторов документа, данные организации справочного характера. Вторая группа реквизитов 09-16 включает: наименование, дату, ссылку на регистрационный номер, место составления, уровень доступа, адресата, гриф подтверждения утверждения. В третьей группе реквизитов документа 17-18 описываются характеристики и требования к заголовкам текста документа и самого текста. Четвёртая группа реквизитов 19-30 отведена под разъяснение вопросов оформления визирования, наложения резолюций, проставления согласований и отметок, подписывания документов, внесение данных об исполнителях.

По поводу бланков также существуют утверждённые государством требования. ГОСТ определяет форматы для простых документов, для резолюций, мест для печатей, указывает размеры для полей, места расположения реквизитов, виды используемой бумаги.

В приложениях к ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов документа на титульном листе, образцы фирменных бланков документов организации с расположением на них реквизитов.

Самое важное в оформление документа это его: шрифты, наличие герба, реквизиты (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, справочные данные документа), отметка об ограничении доступа к содержащейся в документе информации, обращение к адресату, печать организации (если таковая используется в документообороте организации), подпись.

Специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать, что такое оформление документа и как оно осуществляется. Знать, что руководствоваться в данном процессе следует ГОСТ Р №7.0.97-2016, который является обязательным документом федерального уровня. Что на основе этого документа разрабатываются все внутренние локальные акты имеющие отношение к документообороту в компании. И знать, что за ошибки в оформлении документов, может наступить ответственность не только перед непосредственным начальником.

Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.

Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.

Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:

формирование личных дел сотрудников;

расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;

составление расписания штата;

учёт рабочего времени;

оформление справок, заявлений и больничных листов;

сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;

составление графика отпусков и контроль за их исполнением;

подготовку кадровых приказов;

ведение документации по найму новых работников;

аттестацию и оценку сотрудников;

соблюдение правила защиты личных данных работников;

ведение воинского учёта.

В зависимости от масштабов организации, каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом. А может весь список исполняться единственным работником. Часто, в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.