ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДЫ И МЕТОДИКИ ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ

В любой момент времени в компанию может прийти запрос на предоставление какой-нибудь вышестоящей контролирующей организации учётных документов. Поэтому, делопроизводитель должен уметь разбираться в классификации документации (особенно, если этот делопроизводитель – специалист по кадрам). Для этого существует нормативный акт ОК 011-93:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

– регистрации форм документов;

– упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

– сокращения количества применяемых форм;

– исключения из обращения неунифицированных форм документов;

– обеспечения учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

– контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

– рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

– блока идентификации;

– блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчётная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвёртый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.

Для Унифицированной системы первичной учётной документации в документации по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) – общность учётных операций; шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учётной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также "Индекс", а для отчетно-статистической документации и "Периодичность" представления унифицированных форм документов.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учётных документах" заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учётных документов должны использоваться в подклассах класса 03 "Унифицированная система первичной учётной документации" серии кодов 700-999, а в видах форм – серии кодов 70-99.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60-го по 79-й включительно, не приведённые в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации в установленном им порядке.

В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80-99.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путём включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Исходя из подведомственности компании, следует собрать пакет документов, которые всегда должны быть в оперативной доступности и быть актуальными. При электронном документообороте, это достаточно просто сделать. В традиционном – бумажном – трудоёмкость несколько выше.

Допсоглашение к трудовому договору с работником ФБУ

Документ не обязателен к применению. Составляется работодателем и работником. Применительно к ст. 72 ТК РФ. Свободная форма

Заявление о заключении трудового договора

Документ не обязателен к применению. Составляется работником. Применительно к ст. 67 ТК РФ. Свободная форма

Заявление о неприменении условия об испытании в связи с его незаконностью

Документ не обязателен к применению. Составляется работником. Свободная форма

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Документ обязателен к применению в соответствии с ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде". Составляется работником. Свободная форма

Заявление о приеме на подземные работы

Документ обязателен к применению в соответствии с П. 8 «Правил проверки соответствия знаний и умений лица, принимаемого на подземные работы, соответствующим квалификационным требованиям» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 N 506). Составляется работником при приеме на подземные работы. Свободная форма. Применительно к статье 330.2 ТК РФ

Заявление о приеме на работу (кроме приема на подземные работы)

Документ не обязателен к применению. Составляется работником. Применительно к ст. 65 ТК РФ. Свободная форма