Сегодня я могу выполнять задачу согласования банковского счета компании за пару минут, как это делал мой бухгалтер во время моего обучения. Однако, в то время, когда я учился использовать бухгалтерское программное обеспечение, было очень скучно создавать счета-фактуры для каждой продажи моих электронных книг. Я не мог понять, почему мой бухгалтер настаивал на том, чтобы я полностью учитывал каждый платеж. Третий день работы с программным обеспечением стал поворотным моментом, когда я начал анализировать данные и тянуть отчеты о том, как хорошо дела идут в моем бизнесе. Я позвонил своему бухгалтеру и был в восторге от своих новых знаний. Хотя это было семь лет назад, я все еще учусь новому и совершенствую свои навыки в использовании бухгалтерского программного обеспечения.

В заключение можно сказать, что управление финансами является одним из наиболее важных аспектов любого бизнеса, включая фриланс-бизнес. Без правильного учета и управления финансами, ваш бизнес может столкнуться с серьезными проблемами, такими как недостаток денег, неоплаченные налоги и штрафы. Обучение бухгалтерскому учету и использование специализированного программного обеспечения может помочь вам справиться с этими проблемами и превратить ваш фриланс-бизнес в успешную и процветающую компанию. Будьте терпеливы и настойчивы в своих усилиях и не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам в этой области.

Если вы когда-либо изучали бухгалтерию, то наверняка помните, как много времени уделялось изучению дебета и кредита. Определение, когда следует использовать дебет, а когда кредит, было довольно сложным, верно? Однако в этой главе о бухгалтерии я даже не упомянул об этом. Почему? Потому что если вы правильно вводите данные в бухгалтерское программное обеспечение, то оно само выполнит все необходимые расчеты и автоматически разнесет дебет и кредит по нужным счетам.

Хотя бухгалтерское программное обеспечение имеет много преимуществ, оно также имеет свои ограничения. Оно хорошо справляется с созданием отчетов о том, что уже произошло. Если вы тщательно следите за своими данными и регулярно проверяете свои цифры, то сможете быстро реагировать на выводы, которые они показывают.

Например, если ваши цифры указывают на то, что у вас замедляется поток наличных средств и что многие люди задолжали вам деньги, то это время начинать взыскивать платежи. Или если вы заметили, что ваш бизнес стал более прибыльным, чем год назад, то пора обратиться к своему бухгалтеру для планирования налогов.

Бухгалтерское программное обеспечение не способно предсказывать будущее вашего бизнеса. Для этой задачи вам нужно использовать программное обеспечение для работы с таблицами, такое как Excel, OpenOffice Calc или Google Docs. Поскольку мы говорим о вещах, которые происходят ежемесячно, вот два прогноза, которые вы можете сделать с помощью таблицы:

1. Ожидаемый доход и источники следующего месяца. Вы можете назвать это прогнозом продаж. Во время его составления задайте себе вопрос о вероятности каждой продажи. Весело говорить, что вы ожидаете прибытия пяти новых клиентов, каждый на пять цифр, но это действительно произойдет? Если да, отлично! Если нет, то ваш прогноз продаж должен встретиться с реальностью.

2. Ожидаемые расходы следующего месяца. Я нашел, что они гораздо легче прогнозировать, потому что у меня уже есть история счетов и реестров банковских счетов, которые могут помочь мне делать точные предсказания.

Если вы не хотите выяснять все это из таблицы, не проблема! Нет ничего плохого в использовании текстового процессора или просто записывании своих прогнозов на бумаге. Цель – сделать вас лучше в предвидении того, что произойдет, чтобы бизнес-реальность не подстерегла вас внезапно.

Важно найти и работать с хорошим бухгалтером, и эта глава покажет вам, как это сделать. Вот что творческий фрилансер должен искать в бухгалтере:

1. Опыт работы с малым бизнесом. Это важно, потому что многие фрилансеры начинают маленькими и остаются таковыми. Бухгалтер, ориентированный на Fortune 500 (топ 500 крупных компаний), не будет нам особо полезен.

2. Кто будет доступен в течение всего года, а не только в налоговый период. Я настаиваю на том, чтобы бухгалтер подавал налоговые декларации. Причина: бухгалтер тратит много времени на изучение последних нововведений в налогообложении.

3. Предыдущий опыт работы с другими творческими фрилансерами. Это экономит ценное время, которое в противном случае было бы потрачено на "обучение" бухгалтера в вопросах фриланса.

Бухгалтеры могут оказать нам помощь во многих отношениях, но у них также есть свои ограничения:

1. Они склонны сосредотачиваться на соблюдении налоговых норм и правильном соблюдении бухгалтерских принципов.

2. Хотя многие из них предлагают услуги консалтинга для бизнеса, их числовая ориентированность склонна ограничивать их творческие способности.

Если вы, как многие из нас, нуждаетесь в дополнительной поддержке при выборе книг по бухгалтерии, вы можете найти полезного бухгалтера, чтобы помочь вам в этом процессе. (Я нашел такого!) Или вы можете нанять бухгалтера, который специализируется на обучении людей использованию определенных программных пакетов.

Когда вы наберете больше опыта в управлении финансовой стороной вашего бизнеса, вам не понадобится так много поддержки. Постепенно вы сами разберетесь во всем. Вы также будете обращаться к бухгалтеру с вопросами: "Вот как я думаю, что мне следует решить эту ситуацию, что вы думаете?" Вкратце, ваш бухгалтер станет больше деловым партнером, чем учителем бизнеса.

Так как бухгалтеры обычно ориентированы на цифры, им будет интересно видеть финансовые отчеты, которые вы генерируете с помощью своего программного обеспечения или онлайн-приложения. Однако не стоит создавать эти отчеты за пять минут до встречи с бухгалтером. Вам необходимо следить за своим бизнесом более внимательно, чем просто на этом этапе.

В оставшейся части этой главы я буду описывать типы финансовых отчетов, которые следует генерировать еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Вы также узнаете, как расшифровывать цифры вашего бизнеса и как действовать на основе этой информации.

Еженедельные отчеты

Каждую неделю я создаю отчет, в котором задаю себе несколько простых вопросов. Например: Кто мне должен деньги? Я только что выставил счет на прошлой неделе, или это было две-три недели назад? Быстрый взгляд на отчет о дебиторской задолженности в моем программном обеспечении дает мне ответы на эти вопросы. Если прошло две-три недели с момента выставления счета, то, возможно, стоит позвонить и узнать, как проходит обработка моего платежа в их отделе кредиторов.

Кто должен мне деньги? Важно следить за тем, кто не оплатил свои счета вовремя, чтобы не потерять контроль над своими финансами. Если прошло больше двух-трех недель с момента выставления счета, то стоит позвонить и уточнить, как проходит оплата. Для этого можно использовать отчет по задолженностям.

Кому я должен деньги? Если вы оплачиваете счета онлайн, стоит записывать в календарь даты оплаты и суммы. Если вы предпочитаете оплачивать счета чеками, то можно использовать специальную книгу с отделениями на каждый день месяца. Старайтесь оплачивать счета в одно и то же время, чтобы не забыть ни об одном из них.

На что я потратил деньги на прошлой неделе? Важно следить за своими расходами, чтобы не тратиться зря. Все расходы нужно внимательно анализировать, чтобы понимать, на что уходят деньги. Сомневайтесь в каждом своем трате и задавайте себе вопрос, нужны ли вам эти расходы. Не забывайте, что даже прибыльный бизнес может столкнуться с отрицательным денежным потоком, поэтому важно следить за своим банковским счетом.